Secretul productivitatii: Prioritizarea sarcinilor

1. Noteaza-ti totul pe hartie
Obisnuieste-te sa iti notezi toate obiectivele si sarcinile pe hartie. Include sarcinile obisnuite zilnice sau saptamanale, dar si proiectele pe termen lung. Pentru a putea evolua in mod constant, trebuie sa stii exact ce iti doresti si ai de facut. Obiectivele pot fi pe termen lung, cum ar fi avansarea pe plan profesional, sau pe termen scurt, cum ar fi dezvoltarea unei noi aptitudini sau imbunatatirea uneia deja existente. Toate dorintele ascunse trebuie incluse in lista. Evita obiectivele foarte vagi. Incearca sa iti stabilesti obiective mai mic, dar realizabile.
 
2. Organizeaza-ti lista
Imparte lista in trei categorii, in functie de perioada de timp necesara in vederea realizarii lor. Lista ar trebui sa arate cam asa:
 
- obiective mari: obiective pe termen lung, pentru urmatorii 5 ani;
- obiective generale: obiective profesionale de realizat in urmatoarele 3 luni – urmatorii 2 ani;
- obiective pe termen scurt: actiuni care te ajuta sa iti realizezi un obiectiv mare, cum ar fi sarcini zilnice sau saptamanale.
 
Asigura-te ca fiecare obiectiv mare include doua sau mai multe obiective pe termen scurt. Gandeste-te care sunt pasii ce trebuie urmati in vederea realizarii fiecarui obiectiv important in parte.
 
3. Imparte obiectivele mari
Gandeste-te ce anume te pricepi sa faci, ce anume iti doresti sa faci si ce anume trebuie sa faci. Acestea sunt trei lucruri diferite si pot exista anumite conflicte intre ele. Este esential sa stabilesti ce anume trebuie sa faci pentru a lua cele mai bune decizii. Cu cat iti doresti ceva mai cu ardoare, cu atat acel lucru ar trebui sa se situeze mai sus in lista obiectivelor.
 
Apoi, intreaba-te: „Ce anume stiu sa fac mai bine decat ceilalti? Cum imi poti folosi punctele forte?” Cu cat un obiectiv iti permite sa iti folosesti mai bine punctele forte, cu atat acesta ar trebui sa ocupe o pozitie mai inalta in lista.
 
4. Imparte obiectivele mici
Pasii ce trebuie urmati in vederea atingerii obiectivelor mari se impart in doua categorii: pasi alesi de tine in acest sens si pasi care iti sunt atribuiti. Va trebui sa „scapi” de cat mai multe obiective mici pentru a putea ajunge sa iti indeplinesti visul cel mare. Prin indeplinirea obiectivelor mici, te apropii tot mai mult de indeplinirea obiectivelor importante.
 
Noteaza-ti si imparte obiectivele mici in functie de importanta lor. De multe ori, sarcinile minore nu ni se par importante in atingerea obiectivelor mari, insa daca acestea nu sunt indeplinite cu succes, obiectivele mari vor avea de suferit.
 
5. Estimeaza timpul necesar
Dupa ce ai impartit obiectivele in functie importanta, va trebui sa raspunzi la urmatoarele intrebari:
- Cate ore petreci la munca si cate ore aloci celorlalte activitati?
- Care sunt principalele 3 categorii de lucru care iti consuma cea mai mare parte a timpului?
- Programul tau de lucru peste un an de zile va fi asemanator cu cel din prezent?
- Cum vei masura succesul sau esecul in urmatorul an?
- Cat timp aloci sarcinilor care te ajuta sa iti indeplinesti obiectivele majore?
 
6. Stabileste ce modificari sunt necesare
In urma acestei analize, vei descoperi ca aloci prea mult timp anumitor sarcini care nu te ajuta sa iti indeplinesti obiectivele principale si ca uneori neglijezi sarcinile cu adevarat importante. Va trebui sa faci schimbarile necesare.