Codul bunelor maniere pe e-mail

1. Discutati doar probleme de interes public. Am auzit cu totii de de e-mail-ul "privat" care a ajuns pe mainile intregii companii si, in unele cazuri, chiar pe internet. De aceea, inainte de a tasta ceva, e bine sa ne gandim daca subiectului cu pricina nu-i sta mai bine in spatele usilor inchise. Cel mai bun test: imaginati-va scriind acelasi lucru in newsletter-ul pe care-l trimiteti unei baze largi de abonati.

 

2.    Prezentati-va pe scurt. Nu plecati de la presupunerea ca cel care primeste e-mail-ul stie cine sunteti sau isi aminteste unde v-a intalnit. Reamintiti de locul ultimei intalniri si ce va recomanda pentru a vorbi cu persoana in cauza.

 

3. Nu trimiteti e-mail-uri pline de amaraciune. La categoria "asa nu" intra toate tentativele de a renunta la clienti, de a reposa anumite comportamente, de a vorbi de rau pe un tert. Pentru ac e-mail-ul pare informal. multi oameni cad in capcane. Nu uitati ca ce scriem online ramane. 

 

4. Nu abuzati de semnele de exclamare. Numarul maxim de semne de exclamare intr-o scrisoare business? Unu. Riscati altfel sa pareti copilarosi si neprofesionisti.

 

5. Fiti atenti la manevrarea informatiilor confidentiale. Abtineti-va sa discutati despre impozitul cuiva sau despre detaliile unei afaceri in derulare. Daca e-mail-ul ajunge in mainile cui nu trebuie, riscati sa fiti dati in judecata.

 

6. Raspundeti la solicitari in timp util. Nu este neaparat necesar sa raspudneti pe loc. In functie de natura e-mail-ului, se accepta o marja de 24 pana la 48 de ore.

 

7. Abtineti-va de la concizie. Nu trimiteti e-mail-uri de un rand: "Multumesc!" sau "Vai, nu!". Acestea nu incurajeaza conversatia. 

 

8. Evitati sa folositi prescurtari, cuvinte din jargon, argou si chiar emoticoane. Va pierdeti credibilitatea.

 

9. Folositi un titlu clar. Titlul trebuie sa fie suficient de simplu si de descriptiv, pentru ca e-mail-ul sa fie deschis. Nu uitati sa verificati ortografia titlului, dar si a continutului.

 

10. Protejati-va sa nu ajungeti la Spam, evitand titlurile care sunt scrise numai cu majuscula sau numai cu litere mici, cele care contin URL-uri si semne de exclamare.