Cum scrii un email

Cel mai important lucru de retinut este sa scrii emailuri intr-un mod cat mai natural. Cand abordezi clientii potentiali prin intermediul emailului, abandoneaza convenientele unei scrisori clasice. Salutarile protocolare, gen „Draga domnule Popescu”, sunt inadecvate. Chiar si atunci cand contactezi pe cineva pentru prima data.

 

La fel, nu este nevoie de expresii gen „cu respect” sau „cu stima” la sfarsitul mesajului. O scrisoare se poate incheia cu „daca aveti nevoie de informatii, nu exitati sa ma contactati”.

 

Oamenii nu au timp sa citeasca un email de doua ori. Cand le trimiti un mesaj despre firma ta, va ajunge, probabil, in inbox, in compania altor cinci, sase mesaje similare. Asa ca mesajul tau trebuie sa fie imediat accesibil si usor de inteles pentru oricine. 

 

Emailul este un instrument de conversatie. Oamenii il folosesc sa comunice zilnic cu prietenii. Mesajele sunt trimise si li se raspunde in decurs de cateva ore. Prin urmare, mesajele sunt scurte si mai putin protocolare decat majoritatea formelor scrise de comunicare.

 

Unii spun ca umorule ste inadecvat in comunicarea de afaceri online sau offline, pe pretextul ca este „personal”. Dar tocmai natura lui personala il face potrivit pentru email. Daca poti face pe cineva sa rada sau sa zambeasca, pui bazele unei legaturi care se poate transforma intr-o relatie.

 

Totodata, intrebarile sunt cea mai simpla cale de a intretine o conversatie. Implicit, iti poti imbunatati sansele de a castiga bunavointa interlocutorului. Iar intrebarile arata ca esti o firma pregatita si dornica sa asculte vocea clientilor. Daca trimiti intrebari edschise, probabil ca va trebui sa afli mai multe despre cei carora le trimiti mesaje. Aceasta iti va permite sa personalizezi in cea mai mare masura viitoarele mesaje. Cel putin in teorie, ii poti intreba pe clienti exact ce doresc de la tine. Poti astfel sa le oferi ce li se portiveste cel mai bine.

 

Sursa: Manual de e-marketing, Matt Haig, rs.ro