Ce elemente trebuie sa contina o scrisoare de afaceri

In general, companiile sunt cele care stabilesc modele personalizate ale scrisorilor de afaceri. Modele variaza in functie de forma de transmitere: fax, e-mail, scrisoare oficiala. De cele mai multe ori, astfel de documente trebuie sa raspunda anumitor cerinte de calitate.

In cazul in care nu aveti la indemana un model standard de scrisoare de afaceri, nu va grabiti sa utilizati variante intermediare in corespondenta externa (cu alte companii). Trebuie sa aveti in vedere faptul ca o scrisoare de afaceri este un fel de oglinda a companiei, asadar trebuie sa acordati o atentie deosebita redactarii acesteia.

Modelele ar trebui standardizate la nivelul intregii companii, astfel incat sa existe o uniformitate. Indiferent daca exista sau nu modele standard in cadrul companiei, trebuie sa respectati atat forma general acceptata a unei scrisori de afaceri, cat si stilul specific.

Componentele clasice ale unei scrisori de afaceri sunt urmatoarele:
- antet;
- data;
- referinta interna;
- numele destinatarului si coordonate contact;
- subiectul scrisorii;
- formula de politete de inceput;
- fraza de inceput;
- corpul scrisorii;
- fraza de incheiere;
- formula de politete de incheiere;
- numele si/sau functia expeditorului;
- semnatura si/ sau stampila;
- subsol;
- eventuale anexe.

Antetul (header) este reprezentat de obicei de numele si logo-ul firmei, in vreme ce in subsol (footer) vor fi trecute informatii suplimentare referitoare la companie (adresa, CUI, numar RC, telefoane si/sau email de contact, website, banca).

Este important sa fie inclusa data documentului. In Europa, formatul este: zz/ll/aaaa sau orice combinatii (ex. zz-ll-aaa), dar in ordinea: zi, luna, an. Pe de alta parte, formatul american, care a fost preluat pe scara larga si in Europamai ales in companii multinationale, este: luna, zi, an.

In ceea ce priveste abrevierile, chiar daca unele abrevieri de tipul Attn. / Cc sunt acceptabile in scrisori transmise pe fax/atasament pe e-mail, in scrisorile transmise prin posta utilizati denumirile complete (“In atentia..”).